Οδηγός Business Analyst για την Έξυπνη Διαχείριση Πόρων

Είναι πάντα ένα καλό σημάδι όταν εισέρχονται έργα. Σημαίνει ότι η επιχείρησή σας έχει επισημάνει την τεχνογνωσία της και ότι η πελατεία σας βασίζεται σε εσάς για να τα παραδώσετε. Τι συμβαίνει όμως όταν ξαφνικά δεν υπάρχουν πουθενά τα κατάλληλα επιτελεία; Στη χειρότερη δυνατή στιγμή, ανακαλύπτεις ότι υπάρχει κενό δεξιοτήτων και βιωματική ανεπάρκεια. Εξάλλου, δεν μπορείς απλά να παραδώσεις το τελευταίο σου έργο σε όποιον τύχει να περάσει. Ούτε έχετε την πολυτέλεια να κάνετε τα πάντα μόνοι σας ή να επιβαρύνετε υπερβολικά το ίδιο σύνολο ανθρώπων ξανά και ξανά.

έξυπνη διαχείριση πόρων

Εισαγω έξυπνη διαχείριση πόρων. Εκτός από το να σας βοηθά να αναθέσετε εργασίες γρήγορα και με μεγαλύτερη ακρίβεια από πριν, είναι εδώ για να επιλύσει μόνιμα τα σημεία πόνου που σχετίζονται με τη μέτρηση κάθε δευτερολέπτου στο ρολόι του έργου.

Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στη δεξαμενή πόρων, αυτή τη φορά με συμβουλές για να διατηρήσετε τους ανθρώπους σας καθοδηγημένους, αφοσιωμένους και το πιο σημαντικό – παραγωγικό!

Τα ερεθίσματα πίσω από τον προγραμματισμό εργατικού δυναμικού

Η απλή αλήθεια είναι ότι κάθε εφεύρεση είναι το αποτέλεσμα μιας ιδέας πίσω από αυτήν. Και οι ιδέες προέρχονται από ένα άτομο ή μια ομάδα ανθρώπων που προσπαθεί να αλλάξει τον κόσμο. Είτε πρόκειται για πραγματικό προϊόν/υπηρεσία είτε για μια νέα στρατηγική για την υποστήριξη των στόχων της επιχείρησής σας, αξιοποιώντας τις πιθανές θέσεις στο επίκεντρο της πλήρους εκμετάλλευσης του πηλίκου κερδοφορίας σας.

καλό εργατικό δυναμικό-προγραμματισμός

Εάν τα μελλοντικά σας σχέδια περιλαμβάνουν την εξόρμηση σε μια νέα αγορά ή την επέκταση της επιχείρησής σας παγκοσμίως, χρειάζεστε τα κατάλληλα άτομα για να προωθήσετε τους νέους σας στόχους. Όταν κινητοποιηθούν επιτυχώς, οι πόροι σας είναι έτοιμοι να αναλάβουν τον έλεγχο και να μεταφερθούν σε μέρη όπου οι δεξιότητές τους θα βοηθήσουν την επιχείρησή σας να ευημερήσει.

Εάν κάποια από τις ακόλουθες καταστάσεις έχει παρουσιαστεί εντός της εταιρείας, τότε είναι καιρός να αναγνωρίσετε ότι το πραγματικό πρόβλημα εξακολουθεί να καλύπτει το μήκος και το πλάτος της επιχείρησής σας:

  • Υψηλό κόστος ενοικίασης: Αυτό συμβαίνει όταν προσλαμβάνετε συχνά δαπανηρούς προσλαμβάνοντες για την εκτέλεση εργασιών χωρίς να ελέγχετε εάν υπάρχουν διαθέσιμα στελέχη εσωτερικά.
  • Έλλειψη παραγωγικότητας στο χρόνο: Το υπάρχον προσωπικό σας είναι καταπονημένο σε σημείο εξάντλησης, γεγονός που μειώνει το ηθικό των εργαζομένων και μειώνει περαιτέρω την παραγωγικότητα.
  • Αργή αντίδραση σε νέες ευκαιρίες: δεν μπορείτε να ανταποκριθείτε έγκαιρα στις μεταβαλλόμενες τάσεις της αγοράς λόγω του ασταθούς εργατικού δυναμικού.
  • Έλλειψη στον αγωγό ταλέντων: έχετε πολλά έργα αλλά πολύ λίγα χέρια για να δεσμευτείτε σε αυτό.
  • Αναγκαστικές διακυμάνσεις ανασχηματισμού: το ιστορικό των εργαζομένων της εταιρείας σας δεν ελέγχεται τακτικά για σχετική εμπειρία, με αποτέλεσμα διαφορετικούς τύπους πόρων να απολύονται πρόωρα.

Οι μικρότερες επιχειρήσεις τείνουν να λειτουργούν σε μια επίπεδη ιεραρχία όπου τα καθήκοντα του προσωπικού δεν περιορίζονται από ρόλους. Εάν είστε επιχειρηματικός αναλυτής σε μια τέτοια εταιρεία, το πιθανότερο είναι ότι διπλασιάζεστε και ως διαχειριστής έργου. Φυσικά, η ευθύνη θα έπεφτε σε εσάς να επιλύσετε τις συγκρούσεις μεταξύ της ομάδας έργου. Τώρα που έχετε εκτεθεί σε ορισμένα από τα ερεθίσματα, πιθανότατα αναθεωρείτε τη στρατηγική σας για την παροχή πόρων αυτήν τη στιγμή. Ας πάμε στα σημεία πόνου και ας εξερευνήσουμε τα μοναδικά χαρακτηριστικά για την έξυπνη διαχείριση πόρων που έχει αποδειχθεί ότι σας βοηθά να τα αποφύγετε!

Βέλτιστη Στρατηγική Κατανομή

στρατηγική-κατανομή

Καμία κραυγή χαράς δεν θα ακολουθήσει την ανακοίνωση περισσότερων ή βαρετών εργασιών. Ανεξάρτητα από το πόσο ειδικευμένοι, σχετικοί και ικανοί είναι το σύνολο των πόρων σας, δεν είναι πρακτικό να περιμένουμε από αυτούς να γνωρίζουν κάθε απαίτηση έργου και να έχουν αρκετό χρόνο για όλες. Η στρατηγική κατανομή φόρτου εργασίας κρατά τους πάντες αισιόδοξους και βελτιστοποιημένους!

Ενώ τα υπολογιστικά φύλλα είναι εύκολο να δημιουργηθούν, στην καλύτερη περίπτωση είναι μια προσωρινή λύση για τη διατήρηση των πληροφοριών των πόρων σας. Καθώς η εμβέλεια της επιχείρησής σας διευρύνεται, είναι μια δυσκίνητη διαδικασία να παρακολουθείτε τους νεοεισερχόμενους και να προσαρμόζετε τη διαθεσιμότητά τους στις απαιτήσεις σας. Εάν ένα σύνολο προσωπικού εγκαταλείψει τα μέσα του έργου ή κατανεμηθεί σε άλλες δραστηριότητες, θα ξοδέψετε αμέτρητες ώρες προσθέτοντας αυτές τις πληροφορίες ή τροποποιώντας τις υπάρχουσες κατανομές. Όταν κάθε τμήμα προσαρμόζει τα δικά του υπολογιστικά φύλλα, το πιθανότερο είναι ότι αυτές οι αλλαγές δεν θα αντικατοπτρίζονται ομοιόμορφα και σωστά σε όλη την επιχείρηση.

Η πιθανότητα κακής επικοινωνίας αυξάνεται με περιορισμένο οπτικό πεδίο. Δεν θα έχετε κανέναν τρόπο να μάθετε αν οι πόροι που βρέθηκαν είναι η σωστή επιλογή, μέχρι να είναι πολύ αργά. Ωστόσο, με μια αποκλειστική λύση διαχείρισης πόρων, μπορείτε να αποκτήσετε έγκαιρα εξειδικευμένο προσωπικό. Επίσης, οι πόροι σας μπορούν να ειδοποιηθούν για τις θέσεις εργασίας τους σε πραγματικό χρόνο. Πράγμα που σημαίνει ότι έχουν χρόνο να προσαρμοστούν και να επανεκπαιδευτούν ακόμα κι αν μετατοπιστούν σε άλλες δραστηριότητες. Με αυτόν τον τρόπο, μπορούν να παραμείνουν παραγωγικοί εν αναμονή περαιτέρω οδηγιών.

Όταν το προσωπικό σας καταγράφει τα φύλλα χρόνου του, θα ειδοποιηθείτε για τις επερχόμενες αιτήσεις αδείας και θα μπορείτε να τις εγκρίνετε ή να τις απορρίψετε με βάση την σκληρότητα της εργασίας. Αντίστοιχα, μπορούν να καταρτιστούν χρονοδιαγράμματα αφού καρφιτσώσετε τις κατανομές πόρων σας με μεγαλύτερη ακρίβεια.

Ποσοστά Υγιεινής Χρήσης

ποσοστό χρήσης

Ο όρος «αξιοποίηση» κάνει τους πάντες να φαντάζονται έναν τεράστιο σωρό δουλειάς που τους περιμένει στο γραφείο τους. Όμως, αυτό στο οποίο απλώς αναφέρεται εδώ είναι ένας χάρτης όλων των ωρών εργασίας.

Η ανεπαρκής χρήση του προσωπικού σας οδηγεί σε αυξημένο χρόνο στον πάγκο. Αυτό δεν είναι ιδανικό για το λόγο ότι το κόστος μισθοδοσίας κορυφώνεται παρά το γεγονός ότι οι δεξιότητες, οι γνώσεις και η εμπειρία περιμένουν επ’ αόριστον να αναπτυχθούν. Από την άλλη πλευρά, η υπερβολική χρήση του υπάρχοντος εργατικού δυναμικού σας δεν σας επιτρέπει να αξιοποιήσετε τις δυνατότητες. Η έλλειψη επαρκών χεριών καταπονεί το προσωπικό σας σε σημείο που η ποιότητα των προϊόντων διακυβεύεται. Ακόμη χειρότερα, οι πελάτες σας πρέπει να ενημερώνονται για τη δυνατότητα παράτασης της παράδοσης του έργου προκειμένου να το ολοκληρώσουν όπως είχε αρχικά προβλεφθεί. Όσο λιγότερα χέρια έχετε, καταλήγετε να βάζετε περισσότερες ώρες για να αντισταθμίσετε το έλλειμμα ταλέντου.

Αλλά με τα βέλτιστα ποσοστά χρήσης, μπορείτε να ποσοτικοποιήσετε τις συνεισφορές μεταξύ των τμημάτων. Επιπλέον, ακόμη και με το προσωπικό σας μακριά σε άδεια ή εκπαίδευση, θα σας μείνει ο χρόνος για τον οποίο είναι διαθέσιμο. Αυτό μπορεί να αποτρέψει τις υπερκρατήσεις σε πολλά έργα που εκτελούνται ταυτόχρονα.

Το ισοδύναμο πλήρους απασχόλησης (FTE) είναι η εύκολα ακριβέστερη μέτρηση για την ομοιόμορφη χαρτογράφηση διαφορετικών συμβάσεων πόρων. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι το τακτικό σας προσωπικό, οι μερικώς απασχολούμενοι και οι ελεύθεροι επαγγελματίες με συμβάσεις για μια προσωρινή περίοδο μπορούν να κατανείμουν την εργασία ομοιόμορφα μεταξύ τους. Έχετε τις πρόσθετες επιλογές ωριαίων και ποσοστιαίων μετρήσεων που, όταν συγκρίνονται ετησίως, σας επιτρέπουν να διορθώσετε τις ανισορροπίες μεταξύ των πραγματικών και των προβλεπόμενων χρονομετρημένων προσπαθειών. Σας επιτρέπει ακόμη να υπολογίσετε όλες τις χρεώσιμες ώρες και να τις ταιριάξετε με τις προσπάθειες που καταβάλλονται σε δραστηριότητες με επίκεντρο το έργο.

Για παράδειγμα, εάν σε έναν συγκεκριμένο πόρο κατανεμήθηκαν 4 έργα για μια μέρα, το καθένα απαιτεί 8 ώρες προσπάθειας, αυτό μεταφράζεται σε μια εργάσιμη ημέρα 32 ωρών, κάτι που είναι αδύνατο. Στη συνέχεια, θα μπορούσατε να προσαρμόσετε τις ώρες στο χρονοδιάγραμμα, επιτρέποντας στο ενδιαφερόμενο μέλος του προσωπικού να αποδώσει πλήρως τη δικαιοσύνη σε ξεχωριστά έργα.

Καθιέρωση χωρητικότητας πόρων έναντι ζήτησης

χωρητικότητα έναντι ζήτησης

Τώρα που γνωρίζετε τα πλεονεκτήματα της διατήρησης μιας δεξαμενής ενδεχόμενων πόρων, το επόμενο βήμα είναι να μάθετε πού και πώς αναπτύσσονται για έργα υπό εξέλιξη. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να σημειώσετε έργα που απέτυχαν στο παρελθόν και να διερευνήσετε τους λόγους πίσω από την αποτυχία τους. Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε να επιλύσετε τα σημεία πόνου με νέες στρατηγικές καταιγισμού ιδεών ή να τα αποκλείσετε εντελώς.

Για εκείνα τα έργα που πέτυχαν, οι άνθρωποι και οι στρατηγικές που επινόησαν πρέπει να τεκμηριωθούν διεξοδικά για να κατανοήσουν τι θα λειτουργούσαν και τι όχι.

Χτίζοντας ισχυρές επιχειρηματικές σχέσεις με προσωρινούς πόρους με τους οποίους έχετε συνεργαστεί στο παρελθόν, μπορείτε να εξετάσετε το ενδεχόμενο να τους επαναπροσλάβετε στο μέλλον με βάση την αμοιβή που ζητούν, τη διαθεσιμότητα και τη φύση της επερχόμενης ζήτησης.

Μια χρήσιμη αναφορά για την αξιολόγηση κατά την αξιολόγηση της μελλοντικής σας ζήτησης είναι η κράτηση έναντι της πραγματικής. Οι ώρες κράτησης αναφέρονται στον εκτιμώμενο χρόνο του έργου σας, ενώ οι πραγματικοί αντλούν δεδομένα από φύλλα χρόνου που καταγράφονται από το προσωπικό σας. Στη συνέχεια, θα μπορείτε να ευθυγραμμίσετε το απαιτούμενο προσωπικό με τους οργανωτικούς στόχους. Επιπλέον, εάν το έργο απαιτεί ειδικές γνώσεις ή ποικίλες δεξιότητες, η πρόσθετη υποστήριξη και εκπαίδευση μπορεί να επιτευχθεί εκ των προτέρων για να βοηθήσει το προσωπικό σας να προετοιμαστεί ανάλογα.

Φανταστείτε ότι χρειάζεστε έναν πόρο για να εργαστείτε σε ένα έργο που πρόκειται να ξεκινήσει σε 2 μήνες. Εάν δεν υπάρχουν καταγεγραμμένες πληροφορίες που να σας ενημερώνουν για τη μελλοντική προσφορά αυτών των πόρων και τη ζήτηση εργασίας, αναγκάζεστε να ακολουθήσετε μια αντιδραστική και όχι προληπτική προσέγγιση για να ταιριάξετε την προσφορά πόρων στη ζήτηση. Καταλήγετε είτε να αναθέτετε σε εξωτερικούς συνεργάτες το έργο σας είτε να ξοδεύετε υπερβολικά πόρους, εκτός από το να χάνετε πολύτιμο χρόνο.

Μόλις εμβαθύνετε στο ιστορικό του έργου και επιβλέπετε τις στρατηγικές κατανομές σε σχέση με τα υγιή ποσοστά χρήσης, θα είστε σε θέση να αναδιαμορφώσετε επιστημονικά την πολιτική προσλήψεων και απολύσεων. Στη συνέχεια, μπορείτε να ενημερώσετε τον κατάλογο των δεξιοτήτων σας με δεξιότητες που επωφελήθηκαν από την πιο πρόσφατη εκπαίδευση και πιστοποιήσεις.

Όταν κάθε εργαζόμενος διατηρείται ενήμερος σχετικά με την κατανομή της εργασίας του, ενημερώνεται για το τι αναμένεται από αυτόν και θα λάβει σαφήνεια για τους ρόλους του. Αυτό τους βοηθά να διατηρήσουν ένα υποστηρικτικό περιβάλλον για να συνεργαστούν σε μελλοντικές προσπάθειες. Εάν επιθυμείτε να αποκομίσετε περισσότερη αποτελεσματικότητα σε λιγότερο χρόνο, τότε είναι καιρός να θεωρήσετε τη δεξαμενή πόρων σας ως οργανωτικό πλεονέκτημα και όχι ως εργαλείο της επιχείρησης!